Impulso Integral de Proyectos, S. A. de C. V.: 2009

Platicamos con:
Claudia Marcela Jerez Morales, Consultora de IIPSA

Marcela, Ustedes nos sorprenden mucho, por ser una de las primeras firmas consultoras de México que trabajan en línea la Consultoría con un poderoso y útil Sistema de Presencia Virtual Interactiva para Grupos Colaborativos de Trabajo, donde se globalizan las capacidades propias del negocio y todo esto sin ser una empresa grande, sino más bien IIPSA es una firma pequeña, de grandes ideas y con la firme intención de innovar su actividad profesional, para servir al máximo posible a sus clientes.

Marcela, quieres decirnos brevemente:

¿Qué significado tiene el Sistema de Presencia Virtual
Interactiva para Grupos Colaborativos de Trabajo?

-¡Claro!, les platicaré en qué consiste nuestro importante sistema electrónico de servicios de consultoría en línea.

Este sistema nos lo programó una empresa mexicana amiga, que logró hacerlo eficaz, eficiente, productivo y bastante económico, pues es muy útil para las firmas consultoras que somos PYME y nos enfrentamos a la fuerte competencia de los gigantes nacionales y compañías extranjeras.

En este sentido, el sistema nos ayuda a ser más eficientes y obtener el mayor provecho de nuestros limitados recursos.

Logramos que el Capital Humano de la firma potencialice exponencialmente su rendimiento, al utilizar mejor el factor tiempo, que es la pieza clave de la rentabilidad de cualquier proyecto de Consultoría.

Incorporamos mejoras significativas en la comunicación con los compañeros consultores, esto nos facilitó incorporarnos en diferentes equipos de trabajo especializado. Y ahora podemos participar conjuntamente en los diversos proyectos confiados a la firma, y atendemos a más clientes, lo cual nos hace ser altamente productivos, respecto a cuando no teníamos nuestro Sistema de Presencia Virtual Interactiva para Grupos Colaborativos de Trabajo.

El sistema nos permite ahorrar, competir y optimizar nuestro tiempo, los recursos disponibles y el valioso Capital Humano que con el, trabaja de modo funcional, racional y efectivo.

El SPVI-EqColab, consta de los siguientes elementos:

SITIO CORPORATIVO

Que es un “Website” ubicado en la Internet, con diseño preciso y la programación activa, que les comentamos a continuación:

Es un “DynamicWebsite” o sitio corporativo dinámico que usa base de datos y programación avanzada, para proporcionar varios servicios en línea, prestados a tiempo real.

Diseño integral del Sitio en la Internet

Los técnicos del proveedor crearon el modelo gráfico ideal, que considera la imagen institucional de la firma y los colores corporativos.

Eso incluye:

La programación de hasta 10 páginas Web estáticas.

Todas siguen el mismo diseño general que seleccionamos entre las tres opciones sugeridas por el proveedor y algunas adaptaciones o combinaciones solicitadas por nosotros.

El diseño inicial.

Nuestro "Website" se basó en el material que colectamos y le proporcionamos al proveedor en formato digital, como:

El logotipo, textos descriptivos y técnicos de la empresa y su amplia experiencia profesional, fotografías y la elección de un diseño gráfico derivado de las tres propuestas que nos hicieron.
Imágenes.

Cubre el insertar las fotos que les proporcionó la firma para ilustrar el contenido, respetando el diseño.

Gráficos institucionales estáticos.

Compuestos por botones, ventanas, marcos, etc., conforme a la imagen corporativa.

Inserción de logotipo de la empresa.

Realizada para que aparezca en el mismo lugar y en todas las páginas del Sitio.

Elaboración e inserción de hasta 5 animaciones simples.

Las cuales se realizan en el formato gif.

Navegación.

Con la correspondiente programación de los vínculos o ligas entre documentos.

Formularios.

Elaboración de dos, para comunicación con los clientes y visitantes del “Website”.

Barras y menúes interactivos.

Para navegar entre las diferentes secciones y seleccionar aquello que se desea leer.

Notificación inicial y re-notificación a los 3 meses.

Hecha ante los principales buscadores y clasificadores de la Internet.

Arreglo de contenido y etiquetas ocultas.

Para facilitar la pronta indexación del Sitio.

Características del “Website” con Servidor Virtual Privado Básico.

Nos recomendaron rentar un VPS-B, pues casi son a prueba de todo, tienen poderío suficiente para satisfacer nuestras necesidades actuales y futuras, e infraestructura de soporte "en-situ", lo cual nos brinda seguridad y potencia óptimas así como, tener el control equivalente de un servidor dedicado al costo del alojamiento compartido.

Los servidores así son ideales porque combinan la cobertura de grandes necesidades con un presupuesto limitado, y sin tener personal especializado en las TIC (tecnologías de información y comunicación).

El espacio del alojamiento rentado, posee las características y especificaciones técnicas que se indican a continuación:

01.- Amplia capacidad de espacio en disco: 20Gb
02.- Servidor Apache 2.0
03.- Servidores FTP, POP, IMAP y SMTP
04.- Ancho de banda ilimitado
05.- Alojamiento múltiple de dominios
06.- IP Dedicada
07.- Panel de Control CPX
08.- Estadísticas de Actividad Urchin 5
09.- Acceso CGI
10.- Librería de aplicaciones: MySQL, extensiones FP 2002
11.- Herramientas de desarrollo Web: PHP, Perl, etc.
12.- Capacidad ilimitada para el número de usuarios
13.- Alias de correo ilimitados
14.- Espacio en disco para el buzón de cada usuario.

Herramientas adicionales.

A continuación describimos otras herramientas programadas en el sistema que hacen uso de base de datos (MySQL) y programación avanzada: htm, javascript y php.

Algunas de las funciones descritas pueden tener adecuaciones o algunos cambios por un costo adicional muy razonable.

Registro de usuarios al “Website”

Es conveniente que algunas secciones del “Website” sean restringidas para ser consultadas sólo por usuarios registrados y únicamente los individuos autorizados por el nivel asignado, pueden entrar o no a las diferentes secciones privadas.

Para el manejo de esta capacidad, el sistema clave posee las siguientes secciones:

Usuario

Registro.

Donde el visitante escribe sus datos personales y así le será asignada una contraseña que recibe mediante un email automático, de esta forma se logra un banco de datos con usuarios a los que posteriormente se les manda la información solicitada o inclusive publicidad sobre la firma con su oferta de servicios profesionales, u otro tipo de documentos especiales.

Y cada vez que se registra un nuevo usuario al "Website", el “Webmaster” recibe un email de aviso.

Cambio de datos:

El usuario puede modificar después la información inicial suministrada y por cada cambio de datos hecho, el Administrador del Sistema recibe un email avisándole sobre la modificación.

O si alguien olvida su contraseña, se tiene un mecanismo de ayuda mediante el cual, sí el usuario está registrado podrá obtener rápidamente su "Password" en caso de haberlo olvidado.

El sistema le ofrece un campo donde debe indicar por escrito su email y en caso de existir dicho registro en la base de datos, se le enviará automáticamente la información solicitada por email.

Administración.

Para el manejo de los individuos registrados, el Administrador de Contenido cuenta con una sección para llevar a cabo las altas, bajas y modificaciones a los datos de usuarios.

Buscador de Contenido.

Es útil para realizar búsquedas en el “Website”, como se explica:

-El texto localizado en las páginas htm.

-O archivos anexos a los registros en la base de datos que pueden ser, de:
Adobe Acrobat (*.PDF),
MS-PowerPoint (*.pps),
MS-Word (*.doc)
O de texto (*.txt).

Este servicio se enfoca en:

-La contratación del servicio específico con el agente proveedor del mismo.

-Programación de la página de resultados con la preparación inicial de la indexación

-Y de la revisión por el proveedor del servicio, quien también hace la indexación periódica y constante de los contenidos en el sitio.

Administrador de Publicaciones

Esta herramienta funciona absolutamente bajo nuestro control y tenemos posibilidad inmediata de publicar directamente información que se necesite difundir o compartirla a los consultores de cada equipo colaborativo de trabajo. Se publica con total autonomía, sin importar el sitio en donde cada editor se encuentre ubicado, pues sólo se requiere un acceso a la Internet y ya.

La solución utiliza el módulo Administrador de Publicaciones, que nos permite publicar todo lo deseado en el “Website”. Esta herramienta es muy valiosa para compartir documentos, datos e información relacionada a cada proyecto encomendado a la firma consultora.

Igual se utiliza la base de datos y programación avanzada para publicación de los boletines y avisos que recurrentemente se generan.

Por ejemplo:

-Boletines
-Estudios
-Resultado de investigaciones
-Documentos preparados por los consultores
-Presentaciones (PowerPoint)
-Artículos importantes para los proyectos
-Indicadores Económicos
-Noticias y avisos importantes, etc.

El poder realizar esto en una forma independiente, segura y automatizada, desde cualquier lugar, representa grandes ventajas entre la cuales destacan:

-Disminución del tiempo de cada publicación al no depender de otro pues los autores pueden hacerlo, rápido y directamente.

-Facilidad de uso, aun sin experiencia en el manejo del Administrador de Publicaciones.

-Estandarización de la apariencia general de "Website".

-Conservación de un archivo histórico con plena capacidad de búsqueda.

Alertas de publicaciones nuevas

Es una forma muy efectiva de hacer llegar avisos de nuevas publicaciones automáticamente a los usuarios, que son notificados a su propio email.

Así se informa oportunamente a los consultores y usuarios sobre temas de su interés particular.

Este poderoso sistema interactúa con el Administrador de Publicaciones y además nos permite:

-Que cada consultor o persona registrada, seleccione los temas, boletines, síntesis, etc., que
desea recibir mediante una pronta y directa notificación.

-Que el Administrador de Publicaciones, muy aparte de publicar la noticia, les envíe un email
automáticamente a los consultores e individuos inscritos en cada tema, materia o equipo de
trabajo.
Esta herramienta nos ayuda para anunciar eventos diversos como:

-Reuniones de trabajo,
-Mesas redondas
-Grupos de análisis para la información publicada,
-Etc.

Así por llegar hasta los sujetos indicados, el interés por leerla y enterarse del contenido publicado es el máximo posible.

Algunas de las principales ventajas son:

-Enviar avisos voluntariamente solicitados por los usuarios registrados.

-Mayor efectividad del envío por ser hecho a una base de datos actualizada.

-Oportunidad, pues el mensaje se les enviará en una forma inmediata.

-Optimización en la base de datos de solicitantes para los diversos grupos temáticos.

-Ser un medio de difusión oportuno e interactivo.

Sistema de Consulta al Círculo de Expertos

Esta versátil herramienta logra un banco de información especializada formado por las preguntas de los participantes en cada foro temático y las respuestas del grupo de expertos a cargo de cada tema o materia especializada.

Los consultores del Círculo de Expertos, así como los temas o materias sujetas a consulta de los usuarios, son una decisión libre e interna de los directivos de la firma y algunas veces se hace en combinación con aliados estratégicos o consultores asociados externos, esta interconsulta se hace con especialistas "out-source", contratados por la firma.

El sistema puede restringirse únicamente para usuarios registrados o ser abierto a todos los visitantes del “Website”, lo primero es más recomendable y así lo hacemos siempre.

La mecánica de la sección es la siguiente:

Revisión de Contenido.

Para revisar el contenido existente, cada usuario selecciona el tema y subtemas de su interés y el sistema le ofrece un listado completo de las preguntas formuladas antes a los expertos, así al hacer clic sobre la pregunta elegida, se lee la respuesta precisa del experto consultado.

Pregunta del Usuario

1. El usuario accede a la sección y escoge el tema para hacer su pregunta.

2. El sistema le ofrece una lista de consultores expertos en el tema elegido, el usuario puede hacer clic para revisar el currículum del experto enlistado y también puede seleccionarlo.

3. El usuario llena el formulario con sus datos y redacta la nueva pregunta; además puede elegir a otros expertos secundarios, internos o externos, para que le respondan sobre el tema requerido.

4. El sistema envía un email automáticamente, con los datos de la pregunta a:

-El experto principal
-El usuario que elaboró la pregunta
-El o los expertos secundarios
-El Administrador del Sistema Respuesta del Experto.

Para responder a las preguntas formuladas por los usuario, los consultores expertos cuentan con un módulo editor restringido a los demás, que los reconoce por la calidad de Experto y por su contraseña. Así, ellos pueden revisar las preguntas hechas por los interesados, contestarlas o eliminar las cuestiones no deseadas, revisar y corregir respuestas antes elaboradas por ellos.

Una vez que el consultor experto elabora una respuesta, el sistema envía un email a los participantes asignados en el proyecto, avisándoles que ya pueden leerla.

Administración.

Ésta se maneja por el Administrador de Contenido, que posee las siguientes capacidades:

-Manejo de temas y subtemas
-Manejo de expertos:
-Asignación de los temas en que se es experto,
-Registro de datos personales,
-Currículum del Experto y
-Fotografía del Experto
-Manejo de preguntas y respuestas.

Servicio de soporte técnico al “Website”.

El servicio prestado por el proveedor consiste en dar apoyo técnico continuo al “Website” e incluye los siguientes puntos:

Mantenimiento.

Este servicio se refiere a la modificación de las páginas estáticas (htm) que conforman al sitio básico inicial.

Dichas modificaciones pueden ser la sustitución de texto o gráficos; la inserción de texto o gráficos adicionales a los existentes y la eliminación del total o parte del contenido de las páginas estáticas.

Si hay cambios que modifiquen al diseño en la estructura de las páginas, el proveedor nos lo resuelve por un costo extra muy razonable, exceptuando cambios de contenido que nosotros les proporcionamos, ya que eso sí está incluido en el costo original.

Nuestro proveedor nos incluye el servicio de hacer las modificaciones, esto abarca hasta 8 horas mensuales y no acumulables, lo cual es normalmente suficiente para este fin y si es más, hay un pequeño cargo proporcional por hacerlo.

Actualizaciones

Este servicio se aplica a la elaboración de nuevas páginas estáticas que siguen el diseño gráfico inicial.

El servicio abarca hasta 8 horas de desarrollo y diseño de nuevas páginas, pero aquellas que involucren otro diseño o tengan cambios drásticos en la estructura original son cotizados aparte, exceptuando cambios de contenido proporcionado por nosotros.

Programación.

El servicio que tenemos pactado con el proveedor, abarca hasta 8 horas de programación mensual para modificaciones de las páginas dinámicas (php), que conforman el sitio inicial.

Tanto para la sección abierta al público, como para el Administrador de Contenidos.

Dichas modificaciones resultan de solicitudes de mejora en la presentación de información, cambio en datos almacenados, etc.

Quizá tengan un pequeño costo adicional según el caso, pero es una gran tranquilidad para la firma el saber que estamos respaldados por técnicos competentes y siempre dispuestos a colaborar con nosotros.

En resumen, una pequeña firma consultora como lo es IIPSA, adquiere la plena capacidad de comunicación inmediata con todos los estratos de su Universo de acción y puede atender así a sus clientes, colaboradores, aliados estratégicos, consultores externos o los demás públicos que forman la comunidad de la firma, proporcionándoles mayor calidad y capacidad de respuesta.

Por otra parte,

Se aprovecha al máximo la intervención del Capital Humano en varios proyectos, cosa casi imposible de lograr si se carece del Sistema de Presencia Virtual Interactiva para Grupos Colaborativos de Trabajo.

Espero haberles hecho una presentación adecuada de nuestro innovador sistema y cómo nos ayuda a proporcionar mejores servicios de Consultoría.

Y termino esta explicación, aclarandote que nosotros “no inventamos el hilo negro”, pues los elementos de nuestro sistema son muy familiares de encontrar en los grandes portales o en los "blogs" públicos de la Internet, pero al tenerlos permanentemente disponibles en nuestro sitio, bajo un control total, nos da tranquilidad y seguridad para aceptar más trabajo, con la certeza de que ahora tenemos una gran ventaja sobre las otras firmas competidoras, aunque sean más grandes y poderosas que nosotros.

¡Gracias Marcela!

¿Podemos aclarar contigo más adelante alguna duda que tengamos?

Mejor contacten a los expertos que diseñaron nuestro sistema, a ellos los localizan en su correo electrónico:

avivanco@compuaccion.com

O directamente, en:

aulavirtual.globalitec@gmail.com